Job Description

SELLAX ROOFING (compania Canadiense)
Coordinador(a) de Proyectos / Operaciones (Servicio + Producción) — Job Description (Optimizado)

Idioma requerido / Required Language: Inglés y Español (bilingüe)
Debe poder comunicarse por teléfono, mensajes y correo electrónico en ambos idiomas.

Departamento: Operaciones / Administración
Reporta a: Gerente General / Liderazgo de Operaciones
Tipo: Tiempo completo (Ontario) (cobertura ocasional temprano/tarde en temporada alta, tormentas y emergencias)
Modalidad: Remoto (en línea)
Herramientas: JobTread, Microsoft 365, CompanyCam, QuickBooks (sync), WhatsApp, SiteDocs/JotForm (según se requiera)
Entrenamiento proporcionado en todas las áreas

Propósito del puesto
Este rol es la Torre de Control de Sellax Roofing. Eres la persona que mantiene alineados a clientes, cuadrillas, subcontratistas, proveedores, ventas, liderazgo para que cada trabajo avance sin trabas, con comunicación clara, agenda protegida, evidencia completa y facturación rápida.

Tu misión: que los trabajos fluyan de forma limpia en este orden:
Entrada, autorización, programación, despacho, ejecución, documentación, reporte de cierre, facturación y apoyo a cobranza.

Este puesto es para alguien autónomo(a), rápido(a) y ordenado(a), capaz de manejar muchos frentes a la vez sin perder el control.

Responsabilidades clave

Atención al cliente + comunicación
• Contestar llamadas, correos y mensajes con rapidez y profesionalismo
• Clasificar solicitudes: emergencia/filtración vs servicio programado vs inspección vs mantenimiento vs soporte a producción
• Confirmar ventanas, expectativas y requisitos de acceso/seguridad
• Dar actualizaciones proactivas: confirmaciones, ETA, retrasos, reprogramaciones, avances (si es multi-día)
• Documentar todo acuerdo/compromiso con el cliente
• Escalar de inmediato: riesgos de seguridad, activos críticos (TI/eléctrico), amenazas legales o patrones de retrabajo/callbacks

Intake + programación + despacho
• Programar: servicio, inspecciones, mantenimiento/RTM, nieve/hielo y arranques de producción
• Optimizar rutas por zona y proteger capacidad con tiempo colchón
• Revisar agenda/cola de despacho varias veces al día
• Administrar fechas límite con visión de 48 horas
• Despachar con un brief claro: alcance, acceso, contactos, prioridad y requerimientos de fotos

Autorización de trabajo + “listo para ejecutar”
• Ningún equipo sale sin Autorización de Trabajo aprobada (salvo excepción autorizada por liderazgo)
• Confirmar reglas de facturación: OC/PO, contacto aprobador, a quién va la factura, límites (NTE si aplica)
• Confirmar acceso y seguridad: método de acceso al techo, registro/seguridad, escoltas, EPP
• Estándar “dispatch-ready”: sin información completa no se despacha

Coordinación con cuadrillas, proveedores y subcontratas
• Confirmar preparación diaria de cuadrillas: acceso, materiales/equipo, seguridad, metas, documentación
• Resolver bloqueos en tiempo real: clima, acceso, faltantes, cambios del cliente
• Exigir actualizaciones el mismo día: estatus, notas, fotos, tiempos/materiales
• Coordinar entregas, rentas y devoluciones (lifts, grúas, equipo) y sustituciones por escasez
• Subcontratistas: agenda, alcance/tiempos y documentos de cumplimiento (WSIB, COI, acuerdos)
• Validar que su factura coincida con alcance/OC antes de enviarla a contabilidad

Documentación + reporteo
• Mantener expedientes completos por trabajo: fotos, notas, aprobaciones, cumplimiento
• Reporte semanal: salud del backlog, SLA de filtraciones, agenda vs completados, trabajos listos para facturar, cuentas con bandera roja
• Orden impecable en archivos digitales y adjuntos por trabajo

Cierre de trabajo + reporte al cliente (Control de calidad)
• Revisar lo terminado antes de cerrar
• Generar reporte para el cliente: trabajo realizado, hallazgos, fotos antes/después, materiales, recomendaciones
• Asegurar que el trabajo esté “client-ready” (entendible) y “invoice-ready” (con respaldo completo)

Facturación + apoyo a cobranza
• Crear y enviar facturas con documentación aprobada
• Verificar exactitud: partidas, mano de obra/materiales, fotos/reporte, referencia de OC si aplica
• Apoyar cobranza: recordatorios, registro de intentos, escalar cuentas vencidas
• Controles: liberación de pagos, nómina, bloqueos de crédito y ajustes grandes requieren aprobación de Gerencia General/Contabilidad
Meta de servicio: factura enviada en 48 horas o menos tras finalizar

Materiales, equipo e inventario (Continuo)
• Seguimiento por trabajo: ordenado, entregado, usado y devuelto
• Control simple de stock (taller + camionetas) para top 30–50 SKUs
• Disparar reabasto y reportar mermas/variaciones
• Asegurar codificación correcta: por trabajo vs inventario

Perfil ideal (habilidades y experiencia)
• Manejo de múltiples proyectos: 15+ trabajos activos (servicio + producción)
• Mentalidad de resolver: quitas bloqueos rápido y previenes escalaciones
• Autogestión real: priorizas, ejecutas y reportas sin supervisión constante
• Comunicación fuerte con clientes: firme, clara y calmada (teléfono + correo + mensajes)
• Detallista con documentación, cierres y preparación para facturar
• Cómodo(a) coordinando equipos de trabajo, proveedores, subcontratas y áreas internas
• Buen dominio de MS 365 y aprendizaje rápido de sistemas (JobTread/CompanyCam)
• Capacidad para trabajar bajo presión por volumen de proyectos

Por qué este rol importa
Si este puesto se hace bien, la operación se vuelve predecible: cuadrillas productivas, clientes informados, agenda controlada, evidencia completa y facturación rápida. Esto se traduce en flujo de caja sano y reputación fuerte.

Igualdad de oportunidades
Sellax Roofing valora la diversidad y está comprometida con la igualdad de oportunidades. Contratamos por capacidad, actitud y resultados.",